Genellikle tecrübesiz planlayıcılar ilave masrafları doğru hesaplayamadığından, bütçeyi aşan Bilişim Teknolojileri projeleri sık karşılaşılan durumlardan biridir.
Ortamın (ekonomik ve toplumsal) ve buna yönelik politikaların kesin olmadığı durumlar; büyük Bilişim Teknolojileri (BT) projelerinde maliyetleri yükselten unsurlardan biridir. Bu durumlar kimsenin kontrol edebileceği şeyler olmamakla birlikte, örnek olarak yerel ya da küresel piyasalardaki ani bir değişiklik şirketin yürütmekte olduğu projeyi bitirme inancını olumsuz yönde etkileyebilir.
Buna karşın, dolaylı maliyetler projenin başlangıcındaki kontratta açık ve net olarak yer almasalar da, genel proje maliyetleri makul oranda tahmin edilebilirdir. Sonuçlarını ya da gelişini kimsenin kesin olarak tahmin edemeyeceği ekonomi piyasalarındaki şiddetli bir krizin etkilerini hesabın dışında tutarak, Bilişim Teknolojileri (BT) projelerinizin gizli ya da ek maliyetlerini hesaplarken göz önünüze alabileceğiniz 14 madde;
1. Özel hazırlanan dokümantasyon maliyetleri.
2. Donanımlara ya da yardımcı yazılımlara yapılacak olan güncelleme ya da değişiklik maliyetleri.
3. Güvenlik sisteminde gidilebilecek değişikliklerin getireceği maliyetler.
4. Yeni işlemlerden ya da bakım prosedürlerinden doğabilecek maliyetler.
5. Yazılımsal çözümleri tamamlamada ihtiyaç duyulabilecek 3. parti uygulamalar.
6. Sözleşmede öngörülen sınırlı ek maliyetler ya da lisans değiştirme imkânından doğacak giderler, hizmetler ve bakım maliyetleri.
7. Çalışanların eğitim maliyetleri.
8. Başka sistemlere uygun kullanıcı arabirimi hazırlamadan doğacak maliyetler.
9. Sistemin sağlamlığını sınama testlerinden doğacak maliyetler ve dağıtım giderleri.
10. Yedekleme/Veri Kurtarma sistemlerinin kuruluşundan doğacak maliyetler, güvenlik ve doğal afetlere karşı önlem olarak alınacak kesintisiz güç sistemlerinin getirdiği ek maliyetler.
11. Tesisleri başka bir yere taşımaktan doğacak giderler.
12. Veri depolama ve veri çevriminden doğacak maliyetler.
13. Paralel olarak çalışan işletim sistemlerinin doğuracağı ek mali yük.
14. Raporların dönüştürülmesinden doğacak maliyetler.
Bireysel deneyimlerinize ve iş geçmişinize bağlı olarak yukarda vurgulanan maddelerin çoğunu zaten bildiğinizi düşünmeniz doğaldır. Buna karşın ek maliyetlerin hesaplanmasında göz önüne alınabilecek değişkenler farklılıklar gösterebilse de, pek az proje sorumlusu bunları derinlemesine inceler. Bu şartlar altında kurumsal yazılım geliştirme projenize başlarken yukarda maddeler halinde sıraladığımız sistematik kontrol listesinden faydalanmanızı tavsiye ediyoruz.
Bu listede değinilen maddelerden her biri göz ardı edildiklerinde başarısızlığa uğramanıza sebep olabilecek derecede önem arz eden küçük detayları işaret ediyor. Örneğin eğitim ve dokümantasyon maddelerini ele alın: Sistem entegratörleri, bazen son kullanıcı eğitim maliyetlerini tekliflerine eklemez ve ilk maliyet tekliflerini yapay bir biçimde düşük tutarlar. Belki de aylar sonra gerçekleştirilecek son kullanıcı eğitimlerinin sözleşmede belirtilmediğinin farkına vardığınız andan itibaren eliniz kolunuz bağlandığından, çaresiz bir şekilde bütçenizi yükseltmek zorunda kalırsınız. İş dağılımı sürecinde taşıyıcı firma olarak dürüst satıcılarla çalışmazsanız bu senaryonun rastlanma ihtimalinin oldukça yüksek olduğunu da hatırlatalım.
Kurnaz şirketlerin ya da satıcıların ağına düşmemek için bu 14 maddelik kontrol listesini kullanın ve piyasanın kurtlarına gizli/dolaylı maliyetleri hesaba katmayı unutan çantada keklik bir girişimci olmadığınızı gösterin.