1. Noktalama işaretlerine, imla ve dil bilgisi kurallarına ve büyük-küçük harflere dikkat edin.
"böle yazılmş bi maili sizde çok sık alıomusunuz!!!" Çoğu elektronik postada imlâ ve gramer hataları, büyük harflerin ve/veya noktalama işaretlerinin yanlış kullanımına rastlamak mümkün. Böylesine postalar amatörce görünür ve kaçınılmaz olarak gönderici hakkında kötü bir izlenim oluşmasına neden olur.
2. Birinci ipucunu tekrar okuyun.
Doğru yazmanın önemini kesinlikle göz ardı etmemelisiniz. Günümüzde kullanılan ya
zının standartları oldukça düşmüş durumda, hem İnternet'te hem de günlük hayatta kullanılan yazılı kaynakların çoğunda birçok hata bulabilirsiniz. Sürüden uzaklaşın ve güzel yazın.
3. Konu satırınız açıklayıcı olmalı.
Pek çok insan her gün onlarca hatta belki yüzlerce e-posta alıyor. Bunların geneli önemsiz reklam iletileri olduğu için eğer konu satırınız yolladığınız e-postayı önemsiz gibi gösteriyorsa, e-postanız alıcı tarafından okunmadan silinebilir. Konu satırınızın açık olması için bir başka neden ise alıcının daha sonra onu rahat bulabilmesine yardım etmektir. Pek çok insan önem verdikleri e-postaları aylarca hatta yıllarca saklayabilir. Açık ve belirgin bir konu e-postanızın istendiğinde kolayca bulunmasını sağlayacaktır.
4. Kısa paragraflar kullanın ve paragraflar arasında boşluk bırakın.
Daha düşük çözünürlükte olduğu için ekrandaki metinleri okumak kâğıt üzerindeki metinleri okumaktan daha zordur. Elektronik postanızı okuyacak kişilerin işlerini kolaylaştırmak için kısa ve açık bir şekilde birbirlerinden ayrılmış paragraflar kullanın. Bu makaledeki bütün paragrafların da yeterince kısa olduğuna ve satır boşlukları ile ayrıldığına dikkat etmişsinizdir. Ayrıca isterseniz her paragrafın ilk satırına girinti ekleyebilirsiniz.
5. Bütün ">" karakterlerini temizleyin.
Bir e-postayı iletirken (forward) ya da cevaplanırken çoğu e-posta programları orijinal metnin her satırının başına ">" karakterini yerleştirir. Bu işlem e-posta her iletildiğinde ya da cevaplandığında aynı şekilde tekrarlanır. Hal böyle olunca bazı e-postaları okumak oldukça zahmetli hale gelebilir. >>>>Eğer böyle bir >>>>elektronik posta alıyorsanız >>>> bu şekilde iletmeyin. Herkese bir iyilik yapın ve birkaç dakika ayırarak e-postanızı okunabilir hale getirin.
6. İstenmeyen ekler göndermeyin.
İzlediğiniz elli megabaytlık bir görüntü uzun zamandır gördüğünüz en eğlenceli şey olabilir, fakat bu görüntüyü hemen tanıdığınız herkese göndermeyin. Öncelikle almak isteyip istemediklerin sorun. Pek çok insan halen elektronik postlarını düşük hızdaki bağlantılarını kullanarak alıyor ve elli megabaytlık dosya bu insanların İnternet bağlantılarının dakikalarca kilitlenmesine yol açabilir. Nazik olun ve öncelikle bu dosyayı alıp almak istemediklerini sorun.
7. Bilgisayarınızın virüslere karşı korunduğundan emin olun.
Antivirüs yazılımınız için en son tanımlama dosyasını yüklemek gibi gerekli önlemleri almazsanız bilgisayarınıza virüs bulaşma riski ile karşı karşıya kalır. Daha kötüsü, istemeden de olsa virüslü elektronik postaları adres defterinizdeki herkese gönderme ihtimaliniz var. Bu arkadaş edinmek için iyi bir yöntem değil!
8. Mesajınızın tamamını BÜYÜK HARFLERLE yazmayın.
Bunun iki nedeni var. Birincisi, tamamı büyük harfler ile yazılmış metinleri okumak daha zordur. İkincisi, çoğu internet kullanıcısı tarafından yazıların tamamının büyük harfler ile yazılması kabalık olarak algılanır ve elektronik postanız görmezden gelinebilir.
9. Yığın ileti (spam) yollamayın!
Çok büyük bir indirim haberini almış olabilirsiniz. Çok komik bir görüntü ile karşılaşmış olabilirsiniz. Çok önemli olduğunu düşündüğünüz bir ileti almış olabilirsiniz. İlk defa yığın ileti gönderiyor olabilirsiniz. Herkes, her gün yığın iletiler gönderiyor olabilir. Bu sizi haklı kılmaz. Yığın ileti göndermeyin.
10. Elektronik postanızı göndermeden önce bir süre bekleyin.
Kendi yazınızda hata aramak zor bir işlemdir. Bir yazar da olsanız yazınızın üzerinden geçme yöntemini kullanmayın. En iyi yöntem olarak yazdıklarınızı bir süreliğine kenara kaldırın ve daha sonra yeniden kontrol edin. Hatalarınızı görünce şaşıracaksınız. Bu yüzden "Gönder" düğmesine tıklamadan önce zamanınız varsa bir saat (ya da sadece on dakika) bekleyin. Böylece iletinizi tekrar okuma ve varsa hatalarınızı düzeltme şansına sahip olursunuz.
Bu ipuçlarını kullanarak alıcılarınızın gördüklerinde ciddiye alacakları elektronik postalar gönderebilirsiniz. İyi şanslar!